Procesautomatisering
Bedrijfsprocessen automatiseren en systemen koppelen
Veel tijd gaat verloren aan handmatig overtypen, kopiëren tussen systemen en terugkerende handelingen. Die tijd kunt u beter besteden. OHA Studios automatiseert bedrijfsprocessen en koppelt systemen zodat gegevens vanzelf op de juiste plek komen.
Van een simpele koppeling tussen uw website en CRM tot volledig geautomatiseerde workflows: we kijken eerst waar het handwerk zit en pakken daar de grootste winst.
Wat u krijgt
- Analyse van terugkerend handwerk
- API-koppelingen tussen systemen
- Automatische workflows en meldingen
- Gegevens synchroon houden
- Minder fouten door overtypen
- Meetbaar tijd besparen
Signalen dat u te veel handwerk doet
Dezelfde gegevens in meerdere systemen invoeren, handmatig e-mails versturen na elke aanvraag, exports maken om cijfers samen te brengen: stuk voor stuk kleine handelingen die samen veel tijd en foutgevoeligheid opleveren. Precies daar levert automatisering het snelst resultaat.
API-koppelingen tussen uw tools
Wij verbinden systemen die nu los van elkaar staan: uw website, CRM, boekhouding, planning of externe diensten. Via API-koppelingen stromen gegevens automatisch door, zodat u ze nog maar één keer invoert.
Eerst de grootste winst
We beginnen niet met alles automatiseren, maar met de processen waar u het meeste tijd verliest. Zo is de investering snel terugverdiend en bouwen we van daaruit verder uit.
Voorbeelden uit de praktijk
Automatisering klinkt abstract tot u ziet waar het over gaat. Dit zijn koppelingen en workflows die we regelmatig bouwen:
- Een offerteaanvraag op de website die automatisch als lead in het CRM verschijnt, met een bevestigingsmail naar de klant
- Webshopbestellingen die zonder overtypen in de boekhouding belanden
- Een wekelijks overzicht van openstaande offertes dat vanzelf in uw mailbox komt
- Voorraadstanden die tussen webshop en kassasysteem synchroon blijven
- Een melding wanneer een aanvraag te lang blijft liggen
- Documenten die bij oplevering automatisch naar de juiste map en de juiste klant gaan
Wat automatisering níét oplost
Een eerlijke kanttekening: een slecht proces wordt door automatisering alleen maar sneller slecht. Als niemand weet wie een aanvraag oppakt, lost een koppeling dat niet op; die zorgt er hooguit voor dat de aanvraag sneller op de verkeerde plek belandt.
Daarom kijken we eerst naar het proces zelf. Soms is de conclusie dat een afspraak of een duidelijke verantwoordelijkheid meer oplevert dan techniek. Dat zeggen we dan gewoon, ook als het betekent dat er minder te bouwen valt.
Hoe we de tijdwinst berekenen
Voordat we bouwen, maken we de rekensom samen: hoe vaak gebeurt deze handeling per week, hoe lang duurt hij, en wat kost dat op jaarbasis aan uren. Daar zetten we de ontwikkelkosten tegenover.
Komt daar geen overtuigend verhaal uit, dan is dat een prima uitkomst: dan weet u dat dit proces met rust gelaten kan worden en kijken we naar het volgende. Automatiseren is geen doel op zich.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Staat uw vraag er niet tussen? Stel ze gerust, u krijgt binnen één werkdag antwoord.
Welke processen kan ik laten automatiseren?
Denk aan het doorsturen van website-aanvragen naar uw CRM, automatische bevestigingen, het synchroniseren van gegevens tussen systemen, terugkerende rapportages en meldingen. We beginnen bij het handwerk dat u de meeste tijd kost.
Wat is een API-koppeling?
Een API-koppeling laat twee systemen automatisch gegevens uitwisselen. Zo komt bijvoorbeeld een bestelling of aanvraag zonder overtypen in uw CRM of boekhouding terecht.
Kunnen jullie koppelen met software die ik al gebruik?
In de meeste gevallen wel, mits het systeem een API of koppelmogelijkheid biedt. We bekijken vooraf welke koppelingen technisch mogelijk zijn en het meeste opleveren.
Wat levert automatiseren op?
Minder handwerk, minder fouten en meer overzicht. Het concrete resultaat hangt af van uw processen; we brengen vooraf in kaart waar de grootste tijdwinst zit.
Moet ik alles in één keer automatiseren?
Nee. We starten met de processen die de meeste tijd kosten en bouwen van daaruit verder uit, zodat de investering behapbaar blijft en zich snel terugverdient.
Wat als een gekoppeld systeem uitvalt of verandert?
Koppelingen bouwen we zo dat een storing aan de andere kant niet uw hele proces platlegt: mislukte uitwisselingen worden vastgehouden en opnieuw geprobeerd, en u krijgt een melding. Wijzigt een leverancier zijn API, dan passen we de koppeling aan; dat hoort bij het beheer.
Verliezen mijn medewerkers hierdoor werk?
In de praktijk verdwijnt vooral het werk dat niemand graag doet: overtypen, kopiëren en narekenen. De tijd die vrijkomt gaat doorgaans naar klantcontact en werk waar uw mensen wél het verschil maken.
Vrijblijvende kennismaking
Meer dan een website. Uw digitale partner.
Vertel ons over uw onderneming en ontdek in een vrijblijvend gesprek wat een passende oplossing voor u is. U focust zich op uw onderneming. Wij zorgen voor uw digitale omgeving.
Nog aan het oriënteren? Ontvang eerst onze gratis prijsgids
Antwoord binnen één werkdag · vrijblijvend · duidelijke afspraken